Người dùng ngày càng có nhiều thông tin và thông tin ở đủ các dạng khác nhau.
Một vài chức năng của Office 2010 có thể giúp quản lý thông tin hiệu quả hơn.

Ngày nay, người dùng đang phải đối mặt với những thách thức liên quan đến việc quá tải thông tin, như đống thông tin phức tạp và phân tán; khối lượng e-mail lớn đòi hỏi phải tăng dung lượng lưu trữ; cần phải thu thập, tìm kiếm và tái sử dụng tất cả các loại thông tin một cách dễ dàng. Theo đánh giá của hãng nghiên cứu Gartner, rất nhiều thông tin đang được chuyển hóa sang dạng đa truyền thông (multimedia). Video đang thu hút người xem nhiều hơn nhưng chúng cũng chiếm nhiều không gian lưu trữ và bộ nhớ hơn và đòi hỏi phải có những công cụ và kỹ thuật để chỉnh sửa. Do đó rất cần thiết phải có những công cụ giúp người dùng dễ dàng chỉnh sửa thông tin dạng multimedia và biến chúng trở thành hiệu quả. Một vài chức năng của Office 2010 có thể giúp giải quyết các thách thức trên.

Giữ thông tin chi tiết đúng chỗ
Thực hiện “lệnh” trên bằng cách thu thập và tìm kiếm tất cả thông tin với OneNote 2010. Trong OneNote 2010 cung cấp chức năng “Catch-all” cho phép mọi người tạo và trao đổi thông tin với nhau – nó cho phép kéo mọi thứ từ số liệu bán hàng đến những tin tức từ web do đó mọi thứ đều có thể truy cập và sẵn sàng. Chức năng này sẽ cải tiến thanh định hướng để dễ dàng tìm kiếm thông tin mong muốn. Khi tìm kiếm, thanh kết quả cung cấp nhiều ngữ cảnh xung quanh từ tìm được giúp bạn tìm đúng nội dung mong muốn.
Những chức năng định dạng mới cho phép bạn tạo ra nhiều định dạng hơn cho nội dung mình có, hỗ trợ và cải tiến Style, format painter, bullet, định dạng hình ảnh cho phép cắt tỉa, xoay, thay đổi kích thước và khôi phục hình ảnh.
Chức năng này giúp tiết kiệm thời gian tìm kiếm thông tin và dành nhiều thời gian hơn cho việc phát triển ý tưởng; thu thập nhiều nội dung vào một nơi duy nhất để có thể xem tất cả những nội dung liên quan trong một bức tranh tổng thể; tái sử dụng nội dung dễ dàng hơn tránh phải làm đi làm lại.
So sánh dữ liệu dễ dàng, nhanh chóng và hiệu quả
Sử dụng Conditional Format trong Excel để mô hình hóa dữ liệu. Một tính năng quan trọng của Excel 2007 là dễ dàng và nhanh chóng tạo conditional format ngay từ thanh Ribbon. Song không chỉ có thế, bạn còn có thể tìm thấy nhiều chức năng tuyệt vời hơn trong Excel 2010 cho phép mô hình hóa dữ liệu và hiểu được điều gì đang thực sự xảy ra, bao gồm chức năng Sparklines cho phép biểu diễn xu thế dài hạn hơn trong 1 không gian hạn hẹp. Với Excel 2010, tất cả những điều phức tạp đều trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết.
Sparkline giúp bạn thể hiện cả 1 xu thế thông tin chỉ trong 1 cell duy nhất. Chức năng conditional format mới bao gồm nhiều kiểu định dạng và icons và khả năng tô sáng chỉ những mục được chỉ định như giá trị lớn nhất, nhỏ nhất …với chỉ 1 cú click chuột. Những chức năng này giúp tiết kiệm chi phí do không cần phải có các công cụ của hãng thứ ba để tạo ra Sparkline – nó hiện là một trong những add-ins thông dụng nhất ngày nay trên máy của các chuyên gia Excel.
Dễ dàng chỉnh sửa video và hình ảnh trong Office
Truyền đạt một ý tưởng hay một thông điệp sẽ cực kỳ dễ dàng với 1 hình ảnh minh họa hoặc một đoạn videoclip – nhưng cho đến thời điểm hiện tại để có thể chỉnh sửa được một đoạn video đòi hỏi bạn phải sử dụng công cụ của các hãng thứ ba. Những với Office 2010 thì lại là vấn đề khác. Giờ đây bạn có thể tạo ra một đoạn video clip hoàn toàn phù hợp với bài trình bày và mạch thông tin.
Tính năng này cho phép làm cho hình ảnh rõ nét hơn, sáng hơn và có thể thay đổi được màu sắc; sử dụng Live Preview để xem qua nhiều kiểu định dạng khác nhau trước khi quyết định; cắt và điều chỉnh các đoạn video clip ngay cả trong bài trình bày của mình; bổ sung thêm Style và Border vào Videoclips; nén file video để tiết kiệm không gian và dễ dàng chia sẻ với người khác.
Những lệnh mới giúp mọi người làm việc hiệu quả
Người dùng có thể tìm thấy những lệnh mới trên thanh Ribbon, bây giờ đã thống nhất trên tất cả các ứng dụng. Thanh Ribbon đã được thêm vào trong tất cả các ứng dụng của bộ Office 2010 trong đó có cả SharePoint. Trong Office 2007, chỉ có Word, Excel, PowerPoint, Access và một phần Outlook được áp dụng thanh Ribbon.
Giao diện mới sẽ giúp người dùng dễ dàng tìm kiếm các lệnh nhờ đó làm việc nhanh và hiệu quả hơn. Ngoài ra, một giao diện thống nhất cho tất cả các ứng dụng sẽ tiết kiệm nhiều thời gian để tìm hiểu phần mềm.